Lauréat du prix Salus Global pour la sécurité des patients 2018

hôpital : CISSS de l'Outaouais Hôpital de Gatineau
ville : Gatineau, Québec, Canada
Initiative : Optimisation de la planification et la gestion de inductions

  • Quels étaient vos objectifs ? Quel problème existant désiriez-vous régler par cette initiative ? Qui était impliqué ? Comment avez-vous évalué le succès de l'initiative ? Décrivez brièvement les stratégies mises en œuvre et la durée de celles-ci.

Nos objectifs

  1. Simplifier la prise de rendez-vous pour les inductions
  2. Diminuer le temps d’attente des patientes entre leur arrivée et le début de l’induction
  3. Améliorer l’expérience vécue par la clientèle en regard de la vitesse de prise en charge de leur situation de santé.
  4. Assurer le ratio 1 infirmière pour une induction (qualité et sécurité de la clientèle)
  5. Améliorer la gestion du volume d’activité
  6. Diminuer les surcroîts de travail.

Problématique de départ

Planification des inductions :

Variabilité importante du volume d’activités, déséquilibre de la charge de travail (libération de plages horaires imprévue une journée et surcharge de plage le lendemain)

Gestion des inductions :

Retard dans les inductions selon le volume d’activité de la journée

Insatisfaction de la clientèle pour l’attente ou report de l’induction (sondages satisfaction CQA-agrément/plaintes non formelles de la clientèle)

Prise de décision tardive et début du plan d’induction fait tardivement (externes, résidents, arrivée tardive des médecins, pause du personnel infirmier)

Personnel de la journée est planifié en fonction des inductions (pas toujours nécessaire en début de quart de travail, car c’est long à partir, inductions débordent sur les autres quarts de travail)

Pression induite au médecin pour débuter l’induction ou pour encore la retarder en lien avec la disponibilité des ressources infirmières

Report d’induction amène une surcharge pour la journée de travail du lendemain

Equipe impliquée

  • Nous avons formé une équipe de travail (3 chefs : 1 de soir et 1 de nuit)/ un gynécologue/un omnipraticien/ ASI/conseillère en soins/chef d’unité/accompagnateur

Comment avez-vous évalué le succès de l'initiative ?

  • Commentaires positifs des médecins quant à la prise en charge de la cliente
  • Satisfaction accrue des chefs d’équipe quant à la gestion du volume d’activités
  • Réduction des commentaires négatifs de la part de la clientèle
  • Meilleure gestion du personnel en lien avec la surcharge occasionné par les inductions
  • Diminution du temps supplémentaire lié à un volume d’activité déséquilibré par le nombre d’inductions planifiées

Décrivez brièvement les stratégies mises en œuvre et la durée de celles-ci.

 

  • L’équipe de travail s’est rencontrée 3 fois pour élaborer un plan d’action
  • Suite à quoi nous avons travaillé à l’élaboration d’un nouveau mode de fonctionnement et à la création d’outils pour supporter ce nouveau mode de fonctionnement. Le mode de fonctionnement instaure un système de gestion des inductions sur appel. Les patientes sont donc appelées au moment où l’induction est possible selon le volume d’activités de l’unité. Les médecins ont établi des critères d’induction permettent à l’infirmière d’avoir une latitude sur le moment d’appeler els patientes pour mieux gérer le volume d’activités (dans la plupart des cas, les infirmières peuvent dons appeler la patiente une journée avant sa date médicalement indiquée ou encore une journée après. Elles peuvent également déterminer l’heure des inductions en lien avec le moment où elles sont disponibles pour la prise en charge).
  • Les outils créés pour soutenir le mode de fonctionnement sont les suivants :
  • Un formulaire « Requête d’induction » avec des codes couleur et des dates pour les priorités d’inductions. L’induction doit être priorisée (code vert ou rouge selon les codes de priorisation pré-établis).
  • Un dépliant d’information en français et en anglais pour remettre à la patiente et explique la gestion sur appel des inductions et les modes d’inductions. La patiente et informée que sa date d’induction est flexible et que selon le taux d’activités, nous la contacterons pour lui indiquer quand se présenter en obstétrique. La patiente recevra l’appel entre 6h et 20h de la part de la chef d’équipe de l’obstétrique.
  • Nous avons également planifié des rencontres avec les gynécologues et les médecins pour présenter notre projet et recueillir leurs commentaires.
  • Nous avons consulté notre patiente partenaire.
  • Nous avons informé les sages-femmes ainsi que le CLSC pour la cohésion des discours en prénatal.
  • Nous avons prévu une date de déploiement et une période d’ajustement.
  • Les équipes infirmières et commis ont été rencontrés et informées pour expliquer e nouveau mode de fonctionnement.

Contenu principal de la soumission

  • Démontrez l’implication de l’équipe-de-base dans cette initiative.

Les membres de l’équipe de travail ont élaboré les outils et travailler à l’implantation et au succès de ce changement.

  • Décrivez comment les cadres supérieurs ont soutenu cette initiative?

La chef d’unité était impliquée dans toutes les étapes de ce projet, elle a libéré des employés pour se réunir et mettre en œuvre ce projet. Elle veillait à une communication fluide entre tous les professionnels et était présente lors de chaque rencontre.

  • Comment avez-vous utilisé les renseignements et l’analyse contenus dans les rapports du programme AMPROOB?

Les principes directeurs du chapitre (déclenchement du travail), en lien avec les inductions, nous ont guidés pour l’élaboration de nos critères (nombre de semaines, motif de déclenchement …).

  • De quelle manière avez-vous partagé les progrès et succès de votre initiative ?

Des rappels et des notes de services ont été envoyés à l’équipe pour souligner leur engagement et leurs efforts dans ce nouveau mode de fonctionnement. Lors des rencontres de l’équipe de base AMPRO, nous faisons des rappels et des mises au point pour veiller au bon fonctionnement de la gestion des inductions.

  • Indiquez des exemples de collaboration interprofessionnelle établie dans le cadre de votre travail sur cette initiative.

La collaboration entre gestionnaire, médecins, infirmière dans la gestion des inductions, l’optimisation du rôle de chacun, la confiance mutuelle dans l’équipe et le souci d’améliorer l’expérience de la clientèle a permis d’améliorer grandement le mode de fonctionnement en regard des inductions.

  • Décrivez les résultats et répercussions de cette initiative. (Exemple : décrivez tout changement d'unité ou de pratiques. Fournissez des renseignements quantitatifs ou qualitatifs, le cas échéant. L’initiative vous a-t-elle permis de réaliser des économies? D’améliorer les résultats pour les patientes? Si oui, veuillez préciser.)

Le projet d’optimisation de la planification et de la gestion des inductions a eu des répercussions certes sur le contrôle du volume d’activités qu’on peut exercer à la salle d’accouchement. Le fait de pouvoir exercer ce contrôle permet aux familles de vivre une expérience plus satisfaisante par une prise en charge rapide étant la disponibilité du personnel infirmier. Cela permet également d’assurer la sécurité de la clientèle en respectant le ratio une infirmière pour une induction tel que recommandé par les différentes normes à cet effet. Cela contribue aussi à améliorer la satisfaction au travail, car un volume d’activité mieux gère facilite la prise des temps de pause et de repas par les infirmières de la salle d’accouchement et le sentiment du travail bien fait. Par ricochet, cela engendre également une diminution des coûts en temps supplémentaire lié à une charge de travail mieux répartie sur les journées de la semaine ainsi que les différents quarts de travail.

Résumé

En périnatalité, le volume d’activités est variable et il est très difficile de prévoir de travail d’une journée à l’autre. Sur ce volume grandement variable, l’équipe n’a que peu d’influence sur le contrôle de ce volume. La seule marge de manœuvre se trouve au niveau de la planification des inductions (déclenchement du travail). Le projet d’optimisation de la planification et de la gestion des inductions répond dons à un besoin pour mieux répartir le volume d’activité durant la semaine ainsi que sur les différents quarts de travail. Le nouveau mode de fonctionnement sur appel ainsi que sur les critères établis pour que l’infirmière puisse déterminer le bon moment pour une cliente d’avoir son induction en fonction de volume d’activité en temps réel amène des retombées positives tant pour la clientèle que pour le personnel médical et infirmier que pour l’administration. Les résultats sont : la réduction du temps s’attente des patientes entre leur arrivée et le début de l’induction ; l’amélioration de l’expérience vécue par la clientèle en regard de la vitesse de prise en charge de leur situation de santé ; l’augmentation de la sécurité de la clientèle en respectant le ration un pour un durant le déclenchement ; l’amélioration du bien-être au travail en respectant les temps de pause er repas et la diminution su temps supplémentaire en lien avec un charge de travail mieux répartie.

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